Hiring Foreign Workers in Poland: Rules, Requirements, and Employer Obligations

Employing foreign nationals in Poland requires employers to verify both the legality of the individual’s stay and their right to work, as these are separate legal requirements. Before employment begins, employers must confirm the appropriate residence and work authorisation, where required, and ensure that all documents are valid and cover the intended employment. They must also comply with obligations relating to written employment contracts, document retention, personal data protection, remuneration, and notifications to the relevant authorities. The applicable requirements depend on the foreign national’s legal status, residence basis, and form of work authorisation. Failure to comply may result in substantial financial penalties. This article outlines the key legal requirements and employer responsibilities involved in hiring foreign workers in Poland.

Co zweryfikować przed zatrudnieniem cudzoziemca?

Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce wymaga zweryfikowania dwóch odrębnych kwestii: legalności jego pobytu w Polsce oraz prawa do wykonywania pracy. Sam fakt legalnego pobytu nie zawsze oznacza bowiem, że dana osoba może podjąć zatrudnienie.

Dlatego przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy pracodawca (podmiot powierzający wykonywanie pracy, dalej: pracodawca) powinien ustalić:

• na jakiej podstawie cudzoziemiec przebywa w Polsce;
• czy jego pobyt jest legalny;
• czy posiada swobodny dostęp do polskiego rynku pracy, czy potrzebuje dodatkowej podstawy do wykonywania pracy;
• Jeżeli odrębne zezwolenie na pracę jest wymagane – jaki dokument jest właściwy w danym przypadku;
• czy posiadane dokumenty są ważne i czy ewentualnie obejmują planowane zatrudnienie.

Weryfikacja legalności pobytu

Pierwszym krokiem podczas planowania zatrudnienia jest weryfikacja legalności pobytu cudzoziemca. 

HR powinien poprosić o przedstawienie dokumentu potwierdzającego prawo pobytu, odpowiedniego dla indywidualnej sytuacji cudzoziemca. Może to być m.in.:

• ważna wiza;
• karta pobytu;
• dokument potwierdzający inne uprawnienie do pobytu w Polsce;
• w określonych przypadkach – dokumenty związane z postępowaniem w sprawie udzielenia zezwolenia pobytowego.

Pracodawca powinien sprawdzić dokument przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy oraz przechowywać jego kopię w aktach osobowych pracownika.

Swobodny dostęp do rynku pracy

Nie w każdej sytuacji, kiedy planujemy zatrudnienie cudzoziemca, będziemy zobowiązani do uzyskania dla niego zezwolenia na pracę lub innego stosownego dokumentu. 

Polskie przepisy przewidują grupy osób, które mogą podejmować zatrudnienie bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. W praktyce oznacza to, że pierwszym krokiem jest weryfikacja, czy potencjalny pracownik nie korzysta ze swobodnego dostępu do rynku pracy.

Do takich osób należą m.in.:

• obywatele państw UE;
• obywatele państw EOG oraz Szwajcarii;
• określone grupy członków rodzin obywateli UE, EOG i Szwajcarii;
• osoby posiadające określone zezwolenia na pobyt stały;
• osoby posiadające status rezydenta długoterminowego UE w Polsce;
• osoby posiadające status uchodźcy lub korzystające z ochrony uzupełniającej w Polsce;
• osoby objęte ochroną czasową;
• osoby należące do innych kategorii wskazanych w przepisach szczególnych.

Z naszej praktyki wynika, że szczególnie dużym zainteresowaniem zwolnieniem z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę cieszą się studenci zagraniczni studiujący stacjonarnie w Polsce. Nie każdy student automatycznie korzysta jednak z tego uprawnienia – zwolnienie dotyczy osób kształcących się na studiach stacjonarnych w jednostkach prowadzących studia, które:

• zostały zatwierdzone przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych do przyjmowania cudzoziemców w celu podjęcia lub kontynuacji studiów –  chyba że dana jednostka nie podlega obowiązkowi zatwierdzenia, albo
• nie podlegają obowiązkowi zatwierdzenia, a jednocześnie nie wydano wobec nich decyzji zakazującej przyjmowania cudzoziemców

Warto również pamiętać, że ze zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę mogą korzystać nie tylko studenci, ale także absolwenci polskich uczelni.

W praktyce oznacza to, że przed podjęciem pracy warto upewnić się nie tylko, czy studia mają charakter stacjonarny, ale również czy uczelnia spełnia wymagania przewidziane w przepisach.

Kolejną grupą cudzoziemców, która może korzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, są osoby posiadające ważną kartę pobytu wydaną w związku z pozostawaniem w związku małżeńskim z obywatelem Polski.

W tym przypadku należy jednak zwrócić uwagę na istotną kwestię: sam fakt pozostawania w związku małżeńskim z obywatelem RP nie jest wystarczający. Kluczowe znaczenie ma podstawa pobytu cudzoziemca w Polsce. Aby skorzystać z tego uprawnienia, konieczne jest posiadanie ważnej karty pobytu wydanej w związku z małżeństwem z obywatelem polskim, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Katalog zwolnień z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę obejmuje również inne szczególne przypadki, m.in. udział w przygotowaniu lub wykonaniu określonych utworów artystycznych (do 30 dni w roku kalendarzowym), pracę nauczyciela języka obcego lub przedmiotu nauczanego w języku obcym w określonych placówkach oświatowych, a także wybrane przypadki wykonywania pracy przez lekarzy, na zasadach określonych w obowiązujących przepisach.

Sprawdź, czy podstawa pobytu pozwala na wykonywanie pracy

To jeden z najważniejszych etapów całej weryfikacji.

Nie należy rozpoczynać procedury uzyskania zezwolenia na pracę bez wcześniejszego sprawdzenia podstawy pobytu cudzoziemca. W określonych przypadkach samo uzyskanie dokumentu dotyczącego pracy nie rozwiąże problemu, jeżeli cudzoziemiec nie może wykonywać pracy na podstawie posiadanego tytułu pobytowego. Jako przykład można wskazać sytuację cudzoziemca przebywającemu w Polsce na podstawie wizy wydanej m.in. w celu:

• turystycznym („01”);
• odwiedzin u rodziny lub przyjaciół („02”);
• kształcenia lub szkolenia w określonych formach („11”);
• leczenia („14”);
• korzystania z ochrony czasowej („20”);
• innym niż wskazane w przepisach („23”) 

Podczas weryfikacji podstawy legalności pobytu należy sprawdzić nie tylko samo jego istnienie, ale również dokładny cel oraz brak wykluczeń do podjęcia pracy na terytorium Polski. 

Obowiązki pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców w Polsce

Pracodawca powinien nie tylko zweryfikować tożsamość pracownika i jego uprawnienia do wykonywania pracy, lecz także zadbać o prawidłowe przygotowanie umowy, przechowywanie dokumentacji oraz ochronę danych osobowych.

Weryfikacja tożsamości i uprawnień cudzoziemca

Pracodawca pozyskuje dane osobowe cudzoziemca oraz kopie dokumentów potwierdzających jego tożsamość i uprawnienia do pracy. Co do zasady, przed rozpoczęciem pracy musi również zażądać przedstawienia ważnego dokumentu pobytowego.

Przechowywanie dokumentów pobytowych

Co do zasady, pracodawca przechowuje kopie dokumentów uprawniających cudzoziemca do pobytu w Polsce przez cały okres wykonywania pracy oraz przez wymagany prawem okres po jej zakończeniu. Powinien również monitorować terminy ważności tych dokumentów.

Ochrona danych osobowych

Pracodawca przetwarza dane cudzoziemca przez okres wykonywania pracy oraz przez kolejne dwa lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny ustał, chyba że inne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania. Ma również obowiązek zapewnić bezpieczeństwo danych i chronić je przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem.

Pisemna umowa przed rozpoczęciem pracy

Co do zasady, umowę z cudzoziemcem należy zawrzeć na piśmie przed dopuszczeniem go do pracy. Jeżeli pracownik nie zna języka polskiego, pracodawca powinien przed podpisaniem przedstawić mu pisemną wersję umowy w zrozumiałym języku. W przypadku umowy sporządzonej w języku obcym należy przechowywać jej tłumaczenie na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego.

Informacja o prawie do związków zawodowych

Pracodawca informuje cudzoziemca na piśmie, w zrozumiałym dla niego języku, o prawie wstępowania do związków zawodowych.

Inne obowiązki pracodawcy 

Zgodnie z art. 17 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP pracodawca zatrudniający cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę musi zadbać o zgodność warunków zatrudnienia z treścią zezwolenia. Do jego obowiązków należy również przekazanie organowi, który wydał zezwolenie, umowy w języku polskim lub jej kopii za pośrednictwem odpowiedniego systemu teleinformatycznego, co do zasady przed rozpoczęciem pracy.

Pracodawca powinien ponadto zapewnić wynagrodzenie zgodne z wymaganiami ustawowymi, informować cudzoziemca o przebiegu postępowania dotyczącego zezwolenia oraz przekazywać mu odpowiednie decyzje. Ma również obowiązek zachować należytą staranność w postępowaniach administracyjnych i udostępniać właściwym organom dokumenty potwierdzające realizację obowiązków.

W przypadku stwierdzenia naruszeń należy niezwłocznie dopełnić wymaganych obowiązków, a w razie niewypłacenia należnego wynagrodzenia – wypłacić zaległą kwotę za okres wykonywanej pracy.

Obowiązek powiadomienia

Zezwolenie na pracę

• W ciągu 7 dni należy poinformować wojewodę m.in. o niepodjęciu pracy w ciągu 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia, przerwie w pracy trwającej ponad 2 miesiące, wcześniejszym zakończeniu pracy (o ponad 2 miesiące przed wygaśnięciem zezwolenia) oraz określonych zmianach dotyczących pracodawcy lub stanowiska.
• Powierzenie pracy innego rodzaju lub na innym stanowisku (do 30 dni w roku) wymaga zgłoszenia przed zmianą.

Oświadczenie o powierzeniu pracy

• Rozpoczęcie pracy zgłasza się w ciągu 7 dni od wskazanej daty rozpoczęcia.
• Jeśli cudzoziemiec nie podejmie pracy, należy poinformować PUP w ciągu 14 dni od wskazanej daty rozpoczęcia.
• Jeżeli cudzoziemiec ostatecznie nie podejmie pracy lub zakończy ją wcześniej, należy niezwłocznie złożyć odpowiednie powiadomienie.

Jednolite zezwolenie na pobyt i pracę

• Utratę pracy przez cudzoziemca u danego pracodawcy należy zgłosić wojewodzie w ciągu 15 dni.
• W ciągu 15 dni roboczych należy również poinformować wojewodę o określonych zmianach, m.in. dotyczących siedziby, nazwy lub formy prawnej pracodawcy, przeniesienia zakładu pracy, zmiany stanowiska bez zmiany zakresu obowiązków, zmiany umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę lub zwiększenia wymiaru czasu pracy.

Przepisy karne i kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców

Nieprzestrzeganie przepisów dotyczących zatrudniania cudzoziemców może skutkować nałożeniem na pracodawcę grzywny. Za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi grozi kara od 3 000 zł do 50 000 zł, przy czym grzywna jest wymierzana w kwocie nie niższej niż 3 000 zł za każdego cudzoziemca.

Sankcje dotyczą również innych naruszeń, m.in. niedopełnienia obowiązku przekazania umowy właściwemu organowi, żądania korzyści majątkowej w zamian za pomoc w uzyskaniu dokumentów uprawniających do pracy czy powierzania pracy z naruszeniem zasad dotyczących pracy tymczasowej. W zależności od rodzaju wykroczenia grzywny mogą wynosić od kilkuset złotych do 50 000 zł.

Warto zwrócić uwagę art. 85 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, który wskazuje na możliwość zwolnienia pracodawcy z odpowiedzialności w przypadku nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi. Regulacja ta dotyczy sytuacji, kiedy cudzoziemiec nie posiada ważnej wizy lub dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium RP, tj. przebywa w Polsce nielegalnie. Wymaga to jednak łącznego spełnienia wskazanych w przepisie warunków przez pracodawcę, w tym dopełnienia obowiązków weryfikacyjnych i przechowywania dokumentów oraz zgłoszenia cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych, jeżeli taki obowiązek wynika z przepisów. Tylko łączne spełnienie przez pracodawcę przesłanek z art. 85 ustawy daje możliwość zwolnienia z odpowiedzialności wynikającej z nielegalnego powierzenia pracy cudzoziemcowi.

Sprawy związane z zatrudnianiem cudzoziemców są złożone i wymagają sprawnego poruszania się wśród licznych przepisów prawa migracyjnego. Każdy etap – od rekrutacji po legalizację pobytu i pracy – powinien być zgodny z obowiązującymi regulacjami. Nawet pozornie drobny błąd może bowiem prowadzić do poważnych konsekwencji zarówno dla pracodawcy, jak i dla cudzoziemca.

MigraMate kompleksowo wspiera pracodawców w procesie zatrudniania cudzoziemców, pomagając zadbać o zgodność podejmowanych działań z przepisami i ograniczyć ryzyko kosztownych błędów. Na bieżąco monitorujemy zmiany w prawie, dlatego zaglądajcie tu od czasu do czasu – ten artykuł może niedługo doczekać się nowej wersji. W końcu przepisy imigracyjne nie lubią się nudzić! 😉