3 grudnia 2024 r. sporządzono projekt ustawy zakładającej modyfikację procedury składania wniosków pobytowych. Kluczową zmianą przewidzianą w projekcie jest zastąpienie obecnej formy papierowej wniosków, składanych osobiście w urzędzie wojewódzkim, formą elektroniczną za pośrednictwem dedykowanej platformy cyfrowej MOS – Moduł Obsługi Spraw. 

Obecny stan prawny

W obecnym stanie prawnym cudzoziemiec jest zobowiązany do osobistego złożenia wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt w formie papierowej w siedzibie urzędu wojewódzkiego. W trakcie składania wniosku urzędnicy pobierają odciski linii papilarnych, a wnioskodawca musi okazać oryginał paszportu oraz inne wymagane dokumenty. 

Jeżeli cudzoziemiec nie ma możliwości osobistego złożenia wniosku, np. z powodu braku dostępnych terminów, może skorzystać z alternatywnych metod, takich jak złożenie wniosku w Biurze Podawczym urzędu lub przesłanie go Pocztą Polską. W takim przypadku cudzoziemiec otrzymuje wezwanie do osobistego stawiennictwa w urzędzie wojewódzkim w celu dopełnienia wymienionych obowiązków. Brak stawiennictwa skutkuje pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.

Dotychczas platforma MOS miała charakter nieobowiązkowy i działała w różny sposób w poszczególnych województwach. Umożliwiała cudzoziemcom wypełnienie i przesłanie wniosku online, jednak taka czynność nie była równoznaczna z faktycznym złożeniem wniosku w rozumieniu prawa. Aby wniosek został skutecznie złożony, konieczne było jego wydrukowanie, podpisanie i fizyczne dostarczenie do urzędu wojewódzkiego.

Zakres proponowanych zmian

Projekt ustawy przewiduje zmianę trybu składania wniosków dotyczących:

  • zezwoleń na pobyt czasowy,
  • zezwoleń na pobyt stały,
  • zezwoleń na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej.

Nowa regulacja zakłada wprowadzenie możliwości wypełniania i składania wniosków w formie elektronicznej za pośrednictwem MOS przez samych wnioskodawców. Wniosek pobytowy oraz załączniki będą wymagały opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym wnioskodawcy.

Jednocześnie, dla osób, które nie mają dostępu do odpowiednich urządzeń pozwalających na złożenie wniosku online, wojewoda będzie zobowiązany do zapewnienia pomocy przy składaniu wniosku o udzielenie zezwolenia pobytowego w lokalu urzędu wojewódzkiego. Platforma ta ma ułatwić proces składania wniosku m.in. poprzez wskazanie obligatoryjnych załączników oraz intuicyjną procedurę zakładania konta.

Zdaniem projektodawcy, wprowadzenie elektronicznego trybu składania wniosków ma na celu usprawnienie procedur administracyjnych, skrócenie czasu ich rozpatrywania, odciążenie urzędów wojewódzkich oraz zwiększenie dostępności dla wnioskodawców w odpowiedzi na rosnącą liczbę wniosków pobytowych.

Warto zauważyć: Wnioski o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, zezwolenia na pobyt stały lub zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego UE złożone w inny sposób niż za pośrednictwem MOS będą pozostawiane bez rozpoznania.

Czy cała procedura będzie opierała się wyłącznie na formie elektronicznej?

Nie. Pomimo wprowadzenia trybu elektronicznego, osobiste stawiennictwo cudzoziemca w urzędzie wojewódzkim pozostanie nieodzownym elementem procedury. Wynika to z konieczności:

  • weryfikacji tożsamości wnioskodawcy,
  • pobrania odcisków linii papilarnych,
  • pozyskania wzoru podpisu.

Dopełnienie tych formalności będzie wymagane po złożeniu wniosku podczas osobistego stawiennictwa cudzoziemca w urzędzie wojewódzkim, które będzie następowało na podstawie wezwania wojewody.

Podsumowanie

Projekt ustawy dotyczącej zmiany trybu składania wniosków pobytowych stanowi krok w kierunku modernizacji procedur administracyjnych oraz dostosowania ich do unijnych standardów. Elektroniczna forma składania wniosków ma zwiększyć efektywność działania urzędów i ułatwić proces dla cudzoziemców, przy jednoczesnym zachowaniu obowiązku osobistego stawiennictwa. Jednakże, projekt w obecnej formie nie uwzględnia udziału pełnomocnika w procesie wypełniania i wysyłania wniosku, co może prowadzić do wzrostu liczby błędów we wniosku, wydłużenia procedur oraz ryzyka nadużyć ze strony nieuczciwych “pełnomocników”. Wdrożenie rozwiązań umożliwiających pełnomocnikom wsparcie w przygotowywaniu i przesyłaniu wniosków, np. poprzez dedykowane konta w systemie MOS dla pełnomocników, mogłoby znacząco poprawić efektywność systemu i rzeczywiście zmniejszyć obciążenie urzędów.

Planowany termin przyjęcia zmian to pierwszy kwartał 2025 r.